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Gestione iscritti

Come vengono gestiti da VOXmail gli utenti che hanno deciso di iscriversi alla newsletter o che sono stati inseriti dagli amministratori e che costituiranno i destinatari delle nostre newsletter, attraverso gli Audience.

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In cosa consiste il formato CSV con il quale vengono importati ed esportati i dati? E il TSV e sCSV?

Il formato CSV (acronimo per Comma Separated Values, in italiano “valori separati da virgola”) consiste in un file testuale (quindi consultabile da qualunque programma di visualizzazione e editing testi semplice) nel quale in ogni riga è presente un elemento della lista, i quali campi sono separati dal carattere “,” (virgola).
Nel nostro caso specifico ogni riga corrisponde a un utente, e ogni campo dell'utente è separato dal successivo da una virgola.
Ad esempio se per ogni nostro utente sono presenti i campi Indirizzo e-mail, nome, cognome un file CSV contenente il nostro elenco iscritti si presenterà in questo modo:

Indirizzo e-mail,nome,cognome
mario@prova.it,Mario,Rossi
paolo@test.com,Paolo,Bianchi
...

Da notare che la prima riga contiene l'intestazione dei campi usati (per capire ogni campo in che posizione si trova).
Questo formato è uno standard di gestione di liste di dati, e può essere letto da diversi programmi di gestione liste (fogli elettronici, database...).
Ad esempio il programma Microsoft Excel, oppure OpenOffice Calc, permettono di leggere correttamente questo formato e di presentare l'elenco strutturato di tutti i nostri utenti.

Il formato sCSV è una variante del formato CSV che utizza come separatore il simbolo “;” (punto e virgola) invece della virgola (sCSV sta per “Semi-Column separated values”, “valori separati da punto e virgola”).
Questo formato non è considerato uno standard internazionale, ma è comunque di interesse in quanto in passato alcuni programmi di gestione liste (in particolari dei software Microsoft come Excel) utilizzavano questo formato invece dello standard CSV nelle versioni localizzate per alcuni paesi (ad esempio la versione Italiana di Microsoft Excel quando genera dei file CSV li crea in realtà in questa modalità).

Per finire il formato TSV è una ulteriore variante del formato CSV, che utilizza il campo TAB (tabulazione) come separatore (TSV sta per “Tabbed Separated Values”). Questo formato viene utilizzato comunemente in diverse piattaforme (ad esempio su Macintosh è un formato molto comune).

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Come si esportano i dati di tutti i miei utenti?

VOXmail permette di esportare tutti i dati dei vostri utenti in formato CSV (vedi "In cosa consiste il formato CSV").
Per fare questo occorre andare nella pagina di gestione utenti (attraverso il menu Utenti del vostro servizio) e premendo il pulsante in basso “Esporta lista completa in formato CSV”.


Va specificato che vengono esportati tutti gli utenti presenti nella vista attuale della gestione utenti.
Questo significa che è possibile esportare anche delle porzioni di database, in funzione di certi criteri, effettuando una normale ricerca utenti e premendo il pulsante di esportazione nella lista risultante.
Ad esempio se vogliamo esportare i soli utenti appartenenti a un certo audience sarà sufficiente impostare il filtro di audience, avviare la ricerca e quindi, nell'elenco ottenuto, premere il pulsante “Esporta la lista in formato CSV”.

Per ogni utente vengono ottenuti tutti i campi (indirizzo e-mail e campi personalizzati), lo stato di iscrizione (se attivo, disiscritto o disabilitato) e l'elenco di audience al quale risulta appartenere.

Vedi anche:
In cosa consiste il formato CSV

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Voglio mandare una comunicazione a un utente che si è disiscritto ma non riesco, come si fa?

Non è possibile.
Gli utenti che hanno scritto di disiscriversi hanno richiesto esplicitamente di non ricevere più alcuna forma di comunicazione da parte del servizio, e quindi qualunque messaggio inviato è considerato una violazione di questa richiesta (e quindi da considerarsi messaggio SPAM).
VOXmail è particolarmente attento alla difesa degli utenti dai messaggi non richiesti, e per questo motivo qualunque violazione in questo senso che verrà rilevata potrà comportare la chiusura immediata del servizio (questo ovviamente potrà riguardare anche comunicazioni inviate all'utente fatte manualmente anche con sistemi diversi da VOXmail).

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Voglio riabilitare un utente che ha deciso di disiscriversi, come si fa?

Non è possibile.
Gli utenti che hanno chiesto esplicitamente la disiscrizione dal servizio vengono bloccati da VOXmail, in modo che non sia più possibile in alcun modo la loro riabilitazione (solo l'utente stesso potrà richiedere l'attivazione). VOXmail ritiene particolarmente importante la difesa delle richieste degli iscritti, e quindi in alcun modo procederà alla loro riattivazione se non per loro esplicita richiesta.
Qualunque violazione in tal senso (che sia quindi volta a reiscrivere l'iscritto aggirando i metodi di protezione di VOXmail) potrà comportare l'immediata chiusura del servizio.

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Il numero dei destinatari delle mie newsletter è calato rispetto all'ultimo invio, nonostante non ci siano state disiscrizioni, come è possibile?

Ogni volta che viene inviata una newsletter verso un certo audience ci sono alcuni utenti che saranno automaticamente esclusi dalla spedizione, anche se appartenenti all'adience.
Questi utenti appartengono a una di queste categorie:

  • utenti disiscritti: hanno richiesto esplicitamente la richiesta di disiscrizione (questo blocco non può essere rimosso da amministratore)
  • utenti disabilitati manualmente: l'amministrazione ha chiesto la disabilitazione (blocco) dell'utente dalla pagina di amministrazione utenti (tale blocco può essere rimosso in qualunque momento)
  • utenti disabilitati automaticamente: se l'indirizzo e-mail ha comportato nelle precedenti spedizioni degli errori questo potrebbe essere stato disabilitato automaticamente dal sistema. Questo blocco può essere rimosso in qualunque momento (ma se l'indirizzo e-mail continuerà a riportare errore verrà disiscritto nuovamente al ripresentarsi delle condizioni).


Per verificare il numero di disiscrizioni che ci sono state dall'ultima spedizione occorre considerare che non è sufficiente vedere il numero “Portano a una disiscrizione” presente tra i risultati di invio di quest'ultima: questo perchè tale valore prende in considerazione solo gli utenti che si sono disiscritti utilizzando il link di disiscrizione presente in tale mail (e che quindi vengono considerati utenti che si sono disiscritti a causa / in seguito alla lettura di quella newsletter).
E' possibile che utenti abbiano deciso di disiscriversi andando manualmente all'indirizzo del servizio, chiedendo l'accesso al loro pannello di controllo e usando quest'ultimo per disiscriversi. In questo modo la disiscrizione non è considerata come originata dalla newsletter (non è presente alcun collegamento con essa) e quindi non appare nel riepilogo sopra.
Il modo per vedere l'effettivo numero di disiscritti è quindi esclusivamente tramite gestione utenti.

In genere comunque se rispetto alla spedizione precedente il numero di destinatari è calato in maniera sensibile il motivo è da ricercarsi tra le disiscrizione automatiche. In particolare per le prime spedizioni che vengono effettuate con VOXmail su un nuovo gruppo di utenti è plausibile che si registrino diversi errori, e questi comporteranno quindi la progressiva disabilitazione di tali indirizzi e-mail (che verranno quindi sottratti agli invii successivi)

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Tra i risultati della mia newsletter sono stati rilevati diversi errori, cosa succederà a questi iscritti? E' possibile eliminarli automaticamente in modo da non avere spedizioni successive ai loro indirizzi?

VOXmail prevede già dei metodi per trattare gli indirizzi e-mail che hanno riportato degli errori di invio, in modo da evitare di inviare continuamente messaggi a utenti che comunque non li riceverebbero. Questo sia per migliorare l'utilizzo del servizio da parte dell'utente (che non spenderà crediti inutilmente), sia per ottimizzare l'utilizzo di risorse (spedire messaggi che provocheranno errori è da considerasi un inutile dispendio di energia, tra invio del messaggio, ricezione dell'errore e suo trattamento).

In particolare alcune condizioni provocano la disabilitazione automatica dell'indirizzo e-mail, in modo da non includerlo più nelle spedizioni successive. Queste condizioni sono:

  • un solo errore permanente di tipo “casella inesistente”: questo particolare errore è considerato irrecuperabile, e come tale porta all'immediata disabilitazione
  • 3 errori consecutivi di qualunque natura (un qualunque invio che ha riportato un successo o comunque per il quale non è stato rilevato un errore porta quindi ad azzerare questo conteggio e a scongiurare la disabilitazione).


Da notare che è sempre possibile riabilitare un utente disabilitato in questa maniera (per qualunque dei criteri sopra) utilizzando la gestione utente: se l'utente riabilitato persiste nel riportare errori verrà comunque disabilitato nuovamente quando si avvereranno nuovamente le condizioni sopra.

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