Gestione iscritti

Come vengono gestiti da VOXmail gli utenti che hanno deciso di iscriversi alla newsletter o che sono stati inseriti dagli amministratori e che costituiranno i destinatari delle nostre newsletter, attraverso i Gruppi.

In cosa consiste il formato CSV con il quale vengono importati ed esportati i dati? E il TSV e sCSV?

Il formato CSV (acronimo per Comma Separated Values , in italiano “ valori separati da virgola ”) consiste in un file testuale (quindi consultabile da qualunque programma di visualizzazione e editing testi semplice) nel quale in ogni riga è presente un elemento della lista, i quali campi sono separati dal carattere “,” (virgola).
Nel nostro caso specifico ogni riga corrisponde a un utente, e ogni campo dell'utente è separato dal successivo da una virgola.
Ad esempio se per ogni nostro utente sono presenti i campi Indirizzo e-mail, nome, cognome un file CSV contenente il nostro elenco iscritti si presenterà in questo modo:

Indirizzo e-mail,nome,cognome
,Mario,Rossi
,Paolo,Bianchi
...

Da notare che la prima riga contiene l'intestazione dei campi usati (per capire ogni campo in che posizione si trova).
Questo formato è uno standard di gestione di liste di dati, e può essere letto da diversi programmi di gestione liste (fogli elettronici, database...).
Ad esempio il programma Microsoft Excel , oppure OpenOffice Calc , permettono di leggere correttamente questo formato e di presentare l'elenco strutturato di tutti i nostri utenti.

Il formato sCSV è una variante del formato CSV che utizza come separatore il simbolo “;” (punto e virgola) invece della virgola (sCSV sta per “ semi-Colon Separated Values ”, “ valori separati da punto e virgola ”).
Questo formato non è considerato uno standard internazionale, ma è comunque di interesse in quanto in passato alcuni programmi di gestione liste (in particolari dei software Microsoft come Excel ) utilizzavano questo formato invece dello standard CSV nelle versioni localizzate per alcuni paesi (ad esempio la versione Italiana di Microsoft Excel quando genera dei file CSV li crea in realtà in questa modalità).

Per finire il formato TSV è una ulteriore variante del formato CSV, che utilizza il campo TAB (tabulazione) come separatore (TSV sta per “ Tab Separated Values ”). Questo formato viene utilizzato comunemente in diverse piattaforme (ad esempio su Macintosh è un formato molto comune).

Come si esportano i dati di tutti i miei utenti?

VOXmail permette di esportare tutti i dati dei vostri utenti in formato CSV (vedi " In cosa consiste il formato CSV ").
Per fare questo occorre andare nella pagina di gestione utenti (attraverso il menu Utenti del vostro servizio) e premendo il pulsante “ Esporta CSV ”.


Va specificato che vengono esportati tutti gli utenti presenti nella vista attuale della gestione utenti.
Questo significa che è possibile esportare anche delle porzioni di database, in funzione di certi criteri, effettuando una normale ricerca utenti e premendo il pulsante di esportazione nella lista risultante.
Ad esempio se vogliamo esportare i soli utenti appartenenti a un certo gruppo sarà sufficiente impostare il filtro di gruppo, avviare la ricerca e quindi, nell'elenco ottenuto, premere il pulsante “Esporta CSV” .

Per ogni utente vengono ottenuti tutti i campi (indirizzo e-mail e campi personalizzati), lo stato di iscrizione (se attivo, disiscritto o disabilitato) e l'elenco di gruppi ai quale risulta appartenere.

Vedi anche:
In cosa consiste il formato CSV

Come faccio ad importare i miei contatti Gmail?

VOXmail permette di esportare tutti i dati dei vostri utenti in formato CSV (vedi " In cosa consiste il formato CSV ").
Quindi per poter importare i vostri contatti da Gmail è necessario prima procedere all'esportazione degli stessi in questo formato.

Per prima cosa raggiungete la pagina Contatti del vostro account Gmail; in alto, sopra alla lista, troverete una dicitura "Altro".
Selezionatela e scegliete dal menu la voce "Esporta..."

Gmail A

Si aprirà una finestra che vi permetterà di scegliere fra alcune opzioni: per prima cosa potrete decidere quali contatti esportare, se solo quelli selezionati, quelli appartenenti ad uno specifico gruppo, oppure tutti.

La seconda opzione è particolamente importante per l'importazione in VOXmail: Gmail vi consente di scegliere il formato di file fra CSV Google, CSV Outlook e vCard.

L'opzione corretta è la seconda "Formato CSV Outlook (per l'importazione in Outlook o in altre applicazioni)".

Gmail B

Cliccando su esporta il sistema produrrà un file CSV compatibile con l'importazione contatti VOXmail.

Vedi anche:
In cosa consiste il formato CSV

Come faccio ad importare i miei contatti dalla rubrica Outlook?

VOXmail permette di inportare tutti i dati dei vostri utenti in formato CSV o TSV (vedi " In cosa consiste il formato CSV "). Quindi per poter importare i vostri contatti dalla rubrica Outlook è necessario prima procedere all' esportazione della rubrica in formato CSV.
L'importazione diretta della rubrica outlook intera, qualora non fossero presenti gruppi di invio, è un'operazione piuttosto lineare:

  1. Aprite Outlook e cliccate sulla tab File, selezionando la voce Opzioni
    Outlook File

  2. All'apertura della finestra, selezionate Avanzate e cliccate sul pulsante Esporta sulla destra.
    Esporta
  3. Il sistema vi farà di seguito alcune domande: selezionate, in ordine Esporta in un file, successivamente, alla richiesta del formato Valori separati da virgola (DOS), mentre quando vi verrà chiesto quale cartella esportare, selezionate la cartella Contatti.
    Esporta

    Valori

    Contatti
  4. Dando l'ultima conferma, avrete a disposizione il file CSV già pronto per l'importazione automatizzata di VOXmail.

Se invece avete organizzato i contatti in Gruppi di invio, sempre in Outlook, e volete esportarli, dovrete procedere un gruppo per volta e in maniera molto differente.

  1. Innanzitutto selezionate un gruppo ed entrateci dentro con un doppio click.
    Gruppo
  2. Una volta dentro, cliccate sul pulsante Inoltra gruppo, specificando In formato internet (vCard).
    esporta gruppo
  3. Outlook aprirà automaticamente una nuova email, con un'allegato testuale, selezionate l'allegato e cliccate su salva con nome.
    salva con nome
  4. Il file generato conterrà alcune linee di intestazione, che è bene rimuovere per facilitare l'importazione automatica di VOXmail. Per farlo sarà sufficiente aprire il file con un editor testi (anche Notepad) ed eliminare tutto ciò che precede la prima riga contenente nominativi e indirizzi.
    file importazione

    file pulito
  5. A questo punto salvate il file e procedete normalmente con l'importazione Contatti in VOXmail.

Come faccio ad importare i miei contatti dalla rubrica Mac?

VOXmail permette di esportare tutti i dati dei vostri utenti in formato CSV (vedi " In cosa consiste il formato CSV "). Quindi per poter importare i vostri contatti dalla rubrica Mac è necessario prima procedere all' esportazione della rubrica in formato CSV : questa operazione si può fare con un software chiamato AB2CSV .

  1. Scaricate AB2CSV dallo store Apple
  2. Selezionate la scheda CSV e assicuratevi che la Codifica/Encoding sia impostata a UTF-8 e non UTF-16 (che non sarebbe supportato da VOXmail).
  3. Procedete all'esportazione

Il file creato con questa procedura potrà essere così caricato su VOXmail tramite la procedura di importazione utenti.

Vedi anche:
In cosa consiste il formato CSV

Come faccio a modificare un gruppo di utenti in maniera "massiva"?

VOXmail permette di applicare alcune modifiche agli utenti in maniera massiva, ovvero senza bisogno di modificare ad uno ad uno i singoli utenti dalla scheda di gestione dell'utente.

Contatti

Per fare questo è necessario innanzitutto accedere alla pagina " Utenti " e applicare i filtri di ricerca adeguati per trovare l'elenco degli utenti che si vogliono modificare.


Una volta premuto il taso " Cerca " comparirà l'elenco degli utenti che rispettano la condizione di ricerca inserita. A questo punto potete selezionare i singoli utenti che vi interessano tramite la "casella di spunta" presente a sinistra di ciascun utente, oppure, se volete selezionare tutti gli utenti potete semplicemente selezionare la casella di spunta presente a sinistra del titolo della colonna " Email ". A questo punto se i vostri utenti erano meno di 50 sono già selezionati tutti, se invece gli utenti sono di più e volete selezionarli tutti cliccate sul link " seleziona tutti ":

Una volta selezionati gli utenti, comparirà, poco più a destra una casella di selezione a tendina (select box) che permette di selezionare l'operazione che vogliamo effettuare sugli utenti selezionati ad esempio raggrupparli:

Le operazioni massive disponibili sono:

  • Disabilita l'invio email verso gli utenti selezionati
  • Abilita l'invio di email verso gli utenti selezionati
  • Aggiungi a: "nome del Gruppo"
  • Rimuovi da: "nome del Gruppo"
  • Cancella utenti selezionati

Alcune opzioni, come l'aggiunta ad un gruppo richiedono ulteriori informazioni (il gruppo a cui aggiungere gli utenti) che vengono chieste in una seconda tendina:

Una volta selezionata l'operazione sarà sufficiente cliccare su " aggiorna selezionati " e il sistema provvederà all'aggiornamento massivo:

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Voglio mandare una comunicazione a un utente che si è disiscritto ma non riesco, come si fa?

Non è possibile.
Gli utenti che hanno scritto di disiscriversi hanno richiesto esplicitamente di non ricevere più alcuna forma di comunicazione da parte del servizio, e quindi qualunque messaggio inviato è considerato una violazione di questa richiesta (e quindi da considerarsi messaggio SPAM ).
VOXmail è particolarmente attento alla difesa degli utenti dai messaggi non richiesti, e per questo motivo qualunque violazione in questo senso che verrà rilevata potrà comportare la chiusura immediata del servizio (questo ovviamente potrà riguardare anche comunicazioni inviate all'utente fatte manualmente anche con sistemi diversi da VOXmail).

Voglio riabilitare un utente che ha deciso di disiscriversi, come si fa?

Non è possibile.
Gli utenti che hanno chiesto esplicitamente la disiscrizione dal servizio vengono bloccati da VOXmail, in modo che non sia più possibile in alcun modo la loro riabilitazione (solo l'utente stesso potrà richiedere l'attivazione). VOXmail ritiene particolarmente importante la difesa delle richieste degli iscritti, e quindi in alcun modo procederà alla loro riattivazione se non per loro esplicita richiesta.
Qualunque violazione in tal senso (che sia quindi volta a reiscrivere l'iscritto aggirando i metodi di protezione di VOXmail) potrà comportare l'immediata chiusura del servizio .

Il numero dei destinatari delle mie newsletter è calato rispetto all'ultimo invio, nonostante non ci siano state disiscrizioni, come è possibile?

Ogni volta che viene inviata una newsletter verso un certo gruppo ci sono alcuni utenti che saranno automaticamente esclusi dalla spedizione, anche se appartenenti al gruppo.
Questi utenti appartengono a una di queste categorie:

  • utenti disiscritti : hanno richiesto esplicitamente la richiesta di disiscrizione (questo blocco non può essere rimosso da amministratore)
  • utenti disabilitati manualmente : l'amministrazione ha chiesto la disabilitazione (blocco) dell'utente dalla pagina di amministrazione utenti (tale blocco può essere rimosso in qualunque momento)
  • utenti disabilitati automaticamente : se l'indirizzo e-mail ha comportato nelle precedenti spedizioni degli errori questo potrebbe essere stato disabilitato automaticamente dal sistema. Questo blocco può essere rimosso in qualunque momento (ma se l'indirizzo e-mail continuerà a riportare errore verrà disiscritto nuovamente al ripresentarsi delle condizioni).


Per verificare il numero di disiscrizioni che ci sono state dall'ultima spedizione occorre considerare che non è sufficiente vedere il numero “Portano a una disiscrizione” presente tra i risultati di invio di quest'ultima: questo perchè tale valore prende in considerazione solo gli utenti che si sono disiscritti utilizzando il link di disiscrizione presente in tale mail (e che quindi vengono considerati utenti che si sono disiscritti a causa / in seguito alla lettura di quella newsletter).
E' possibile che utenti abbiano deciso di disiscriversi andando manualmente all'indirizzo del servizio, chiedendo l'accesso al loro pannello di controllo e usando quest'ultimo per disiscriversi. In questo modo la disiscrizione non è considerata come originata dalla newsletter (non è presente alcun collegamento con essa) e quindi non appare nel riepilogo sopra.
Il modo per vedere l'effettivo numero di disiscritti è quindi esclusivamente tramite gestione utenti.

In genere comunque se rispetto alla spedizione precedente il numero di destinatari è calato in maniera sensibile il motivo è da ricercarsi tra le disiscrizione automatiche. In particolare per le prime spedizioni che vengono effettuate con VOXmail su un nuovo gruppo di utenti è plausibile che si registrino diversi errori, e questi comporteranno quindi la progressiva disabilitazione di tali indirizzi e-mail (che verranno quindi sottratti agli invii successivi)

Tra i risultati della mia newsletter sono stati rilevati diversi errori, cosa succederà a questi iscritti? E' possibile eliminarli automaticamente in modo da non avere spedizioni successive ai loro indirizzi?

VOXmail include meccanismi per trattare gli indirizzi e-mail che hanno riportato errori di invio, in modo da evitare di inviare continuamente messaggi a utenti che comunque non li riceverebbero. Questo viene fatto sia per migliorare l'utilizzo del servizio da parte dell'utente (che non spedirà email inutilmente), sia per evitare di danneggiare la reputazione del mittente, in quanto molti filtri antispam utilizzano il numero di email inviate ad indirizzi inesistenti come metrica per classificare gli spammer.

In particolare alcune condizioni provocano la disabilitazione automatica dell'indirizzo e-mail , in modo da non includerlo più nelle spedizioni successive. Queste condizioni sono:

  • un solo errore permanente di tipo “casella inesistente” : questo particolare errore è esplicitato durante la consegna di un messaggio ed è considerato irrecuperabile, e come tale porta all'immediata disabilitazione.
  • più errori consecutivi di qualunque natura avvenuti in un determinato periodo di tempo: un qualunque invio che ha riportato un successo o comunque per il quale non è stato rilevato un errore porta quindi ad azzerare questo conteggio e a scongiurare la disabilitazione. Il numero esatto di tentativi e il periodo di tempo minimo sono parametri dipendenti dagli errori specifici e che vengono ottimizzati costantemente dai nostri tecnici.


E' sempre possibile riabilitare un utente auto-disabilitato (per qualunque dei criteri sopra) utilizzando la gestione utente: se l'utente riabilitato persiste nel riportare errori verrà comunque disabilitato nuovamente quando si avvereranno nuovamente le condizioni sopra.

Perchè non posso riabilitare massivamente i contatti autodisabilitati?

I contatti vengono autodisabilitati a seguito di problemi di consegna di email alla loro casella: questa cosa viene fatta automaticamente dal sistema solo se si ritiene che la casella sia effettivamente non più funzionante e che future email non sarebbero quindi consegnabili.

Questa funzione di autodisabilitazione è fondamentale nella corretta "igiene" della lista poichè il numero di errori di consegna è un elemento molto usato dai filtri antispam per identificare gli spammer e quindi mantenere nella lista indirizzi di caselle non più funzionanti significa dare elementi ai filtri antispam per convincerli a classificare tutte le email, anche quelle destinate a indirizzi ancora funzionanti, come spam.

Per questo motivo riabilitare indirizzi autodisabilitati senza avere la certezza che siano ancora funzionanti è sbagliato e controproducente: di punto in bianco si fornirebbe ai filtri antispam un valido indizio negativo sulle email inviate.

D'altro canto, se si ritiene che l'autodisabilitazione sia avvenuta per errore, allora riabilitarli massivamente probabilmente comporterebbe una nuova autodisabilitazione per lo stesso motivo che ha portato la prima disabilitazione: se si ritiene ci sia un errore nell'autodisabilitazione di contatti di uno specifico dominio è bene, dopo aver verificato di riuscire a scrivere email a quegli indirizzi, e ricevere anche risposta dagli stessi, contattare l'assistenza perchè possano essere fatte le opportune verifiche.